GUIA PARA LA DEPURACION DEL LIBRO

PASO A PASO

PARTE I

REVISIÓN SECRETARIAL

1 de (1)

PASO A PASO DEPURACION DEL LIBRO

El Secretario (a) de la JAC puede mantener actualizado el libro de registro de afiliados(as), en los siguientes casos:

1.    Anulando los registros repetidos y dejar como único, el más antiguo de éstos.

2.    Procurando completar con los afiliados interesados, aquellos registros incompletos, tales como: Número de Orden, Fecha de afiliación, Nombres y Apellidos, la falta de firmas, documento de Identidad, Dirección, Teléfono, Edad, Sexo, Ocupación y Comisión de Trabajo.

3.    Dejando sin efecto, aquellos registros que no tienen firmas o huellas

4.    En aquellos casos en los cuales no aparezca la firma o la huella, (caso de los afiliados que no saben escribir) se debe tener cuidado ya que algunos pueden corresponder a: Personas que solicitaron su afiliación ante la Personería municipal o ante la SADDS, registros que fueron transcritos después de adelantar, aplicando el debido proceso, depuración al libro, los cuales se deben contar como registros hábiles.

5.    Cancelando el registro de aquellos que hayan presentado su expresa voluntad de renuncia y/o retiro de la organización.

6.    Haciendo las correcciones sobre las inconsistencias del número de orden de los afiliados a fin de determinar el número total de afiliados al libro en una fecha determinada.

Para todos los anteriores casos, para mantener actualizado el libro de afiliados, basta con hacer las respectivas anotaciones en la columna de observaciones con las firmas del secretario y fiscal respectivamente; es decir, no se requiere adelantar un proceso declarativo para la depuración del libro.  Al respecto para su claridad hacemos las siguientes apreciaciones:

1.    En el numeral 1, el afiliado no pierde su calidad de afiliado.

2.    En el numeral 2, lo que el secretario hace, es completar con los interesados algunas informaciones que le hacen falta distintas a la de su firma o huella.

3.    En el numeral 3, dado que con la ausencia de firma y/o huella, el interesado no tiene la calidad de afiliado, por supuesto, que tampoco tiene adquirido derechos y deberes dentro de la organización comunal, así las cosas, no tiene derecho a ningún tipo reclamaciones por su desafiliación automática por parte del secretario y fiscal.

4.    En el numeral 5, debe sobreentenderse que si el afiliado presento su renuncia, basta que se cancele su registro haciendo la respectiva anotación.

5.    En el numeral 6 son simples apreciaciones sobre el manejo de la información de cada uno de los afiliados que no afectan su calidad ni la pérdida de sus deberes y derechos.

PARTE II

PROCESO DECLARATIVO

1 de (II)

PASO A PASO DEPURACION DEL LIBRO

MODELO DE AUTO PROCESO DECLARATIVO

AUTO DE APERTURA No. ____

La Comisión de Convivencia y Conciliación de la Junta de Acción Comunal del Municipio Los Patios de la Comuna No ___en uso de sus facultades legales, estatutarias y reglamentarias y

CONSIDERANDO:

1.    1 Que los señores(as) Secretario(a) y Fiscal de la Junta de Acción Comunal del barrio _____________________________ de la Comuna __________________________solicitaron a este organismo se adelantara un proceso declarativo con el fin de actualizar el Registro de Afiliados(as) de la organización comunal.

2.    Que a la mencionada petición se anexó un listado detallado de los (as) afiliado (as) que han fallecido y que no residen en el territorio de la junta; esto como resultado de un proceso de revisión del libro que se llevó a cabo.

3.    Que para sustentar el listado el/la secretario(a) y fiscal(a) también anexaron como medios de pruebas el registro (o libro) de afiliados(as), en original (o copia) y constancia de la respectiva causal de exclusión del registro y/o un listado de las personas que han fallecido y/o han cambiado de residencia fuera del territorio de la junta.

4.    Que, los Estatutos de la junta de acción comunal en su artículo ____ declara la perdida de la calidad de afiliados sin que implique sanción entre otros en los siguientes casos:

a.    Por fallecimiento

b.    Por cambio de residencia fuera del territorio de la junta.

5.    Que, analizada la petición y sus acervos probatorios, estos se ajustan a lo de Ley.

En virtud de lo anterior, la Comisión de Convivencia y Conciliación de la Junta de Acción Comunal del Barrio ____________________ de la Comuna No_____

RESUELVE:

Artículo 1. Iniciar PROCESO DECLARATIVO, relativo a la exclusión de afiliados a las personas relacionadas a continuación por las causales de fallecimiento y/o cambio de residencia fuera de la jurisdicción de la junta. 

Artículo 2. Comunicar a los afectados para que dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la expedición del presente Auto, clarifiquen su situación, aporten las pruebas que sean pertinentes y ejerzan las demás acciones que consideren conducentes, como garantía del debido proceso, fijando como plazo para dicha diligencia  el día ___ del mes ___, año ___, hora ___ lugar____

Artículo 4. El presente auto rige a partir de la fecha de expedición y contra el mismo no procede ningún tipo de recursos.

Dado en el municipio de los patios a los (día, mes, año)

FIRMADO;

            FIRMADO (Nombre Secretario ccc)                   FIRMADO (Nombre Ponente)

2 de (II)

AVISO DE CITACION PARA NOTIFICACION

La Comisión de Convivencia y Conciliación de la Juntas de Acción Comunal ____ del Municipio Los Patios, CITA al señor(a) residenciado en _____, contacto ____ para que dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la presente NOTIFICACIÓN, se pronuncie por escrito en (indicar lugar y hora) sobre los HECHOS que abajo se transcriben, relacionados con EL  AUTO DE APERTURA NO ____ de fecha (día, mes y año),  advirtiéndoles que si no ejerce su derecho a la defensa, para contestar y para allegar pruebas o solicitar la práctica de las mismas, se tendrán por cierto los hechos y se fallará de plano la presente petición en curso.

HECHOS

(Describirlos)

Dado en ____ a los (día, mes, año)

FIRMADO (Nombre Secretario ccc)                 FIRMADO (Nombre Ponente)

NOTA.

1.    Los autos de apertura o de inicio de todo proceso, no son apelables, es decir, para ellos no proceden los recurso de reposición ni de apelación.

2.    Si no fuere posible la notificación ante la falta de dirección o dirección incorrecta, la notificación debe hacerse mediante EDICTO.  Ver modelo 3 de (II)

3.    Si el interesado una vez NOTIFICADO no aporta pruebas ni solicita la práctica dentro de los cinco días hábiles anteriores, la CCC de la Junta, debe fallar dejando en firme la decisión de desafiliación.(recordar que estamos frente a un proceso declarativo cuya facultad de fallo es función de la ccc de la junta y no de la ccc de la Asojuntas), toda vez que este acto de desafiliación, no constituye sanción alguna.

  

3 de (II)

MODELO DE EDICTO PROCESO DECLARATIVO

EDICTO  

La Comisión de Convivencia y Conciliación de la Junta de Acción Comunal del Barrio ______________________ de la Comuna No___ Municipio _____

En uso de sus facultades legales, estatutarias y reglamentarias y

HACE SABER:

Que esta Comisión de Convivencia y Conciliación, adelantó el proceso declarativo y brindó a los(as) afectados(as) los mecanismos para ejercer el derecho de defensa y contradicción y emitió el AUTO DE APERTURA No___ del ____ de 2.017 el cual en su parte resolutiva dice:

RESUELVE

Artículo 1. Iniciar PROCESO DECLARATIVO, relativo a la exclusión de afiliados a las personas relacionadas a continuación por las causales de fallecimiento y/o cambio de residencia fuera de la jurisdicción de la junta.

No. afiliación	Nombre Completo	Identificación

Notifíquese y Cúmplase

Dado en el municipio _____, a los (días, mes y año)

FIRMADO (Secretario)

FECHA DE FIJACION:                 ______________________

FECHA DE DESFIJACION:         ______________________

LUGAR DE FIJACION:                 ____________________

4 de (II)

MODELO DE FALLO PROCESO DECLARATIVO

FALLO No. ____

La Comisión de Convivencia y Conciliación de la Junta de Acción Comunal del Barrio ______________________ de la Comuna _________________

En uso de sus facultades legales, estatutarias y reglamentarias y

CONSIDERANDO:

1.    Que los señores(as) Secretario(a) y Fiscal de la Junta de Acción Comunal del barrio _____________________________ de la Comuna __________________________solicitaron a este organismo se adelantara un proceso declarativo con el fin de actualizar el Registro de Afiliados(as) de la organización comunal.

2.    Que a la mencionada petición se anexó un listado detallado de los (as) afiliado (as)) que han fallecido y que no residen en el territorio de la junta; como resultado de un proceso de revisión del libro que se llevó a cabo.

3.    Que para sustentar el listado el/la secretario(a) y fiscal(a) también anexaron como medios de pruebas el registro (o libro) de afiliados(as), en original (o copia) y constancia de la respectiva causal de exclusión del registro y/o un listado de las personas que fallecieron y/o cambio de residencia fuera de la jurisdicción de la junta.

4.    Que esta Comisión de Convivencia y Conciliación, dio apertura al proceso declarativo y brindó a los(as) afectados(as) los mecanismos para ejercer el derecho de defensa y contradicción.

5.    Que el proceso declarativo es un medio a través del cual la Comisión de Convivencia y Conciliación se limita a declarar la existencia de un hecho que impide que una persona siga incluida en el Registro de Afiliados(as), sin que ello constituya sanción alguna.

6.    Que resultó plenamente probado que los(as) afiliados(as) contra quienes se surtió el proceso se encuentran en causal de desafiliación.

En virtud de lo anterior, la Comisión de Convivencia y Conciliación de la Junta de Acción Comunal del Barrio ___________________ de la Comuna

RESUELVE:

Artículo 1. Fallar y excluir del Registro de Afiliados a las personas relacionadas a continuación por las causales de fallecimiento y/o cambio de residencia fuera de la jurisdicción de la Junta.

No. afiliación	Nombre Completo	Identificación

Artículo 2. Ordenar al secretario(a) de la junta, o quien haga sus veces, la actualización del Registro de afiliados(as) de la Junta de Acción Comunal del Barrio ____________ de la Comuna No_____.

Artículo 3. Notificar el contenido del presente fallo a los(as) interesados(as), haciéndoles saber que contra el mismo proceden los recursos de reposición y apelación dentro de los cinco días hábiles siguientes a la fecha de notificación personal o por edicto de la decisión.

Notifíquese y Cúmplase

Dado en _____,  a los _______ días del mes de _______ de________

__________________                              _________________                                ______________________

Conciliador (a)                                            Conciliador (a)

                                               Conciliador (a)

NOTA

Una vez expedido el fallo, se citará a los afectados a diligencia de notificación personal (Si el número de afectados es pequeño), caso contrario, mediante perifoneo o la fijación de la carta y/o aviso de citación en por lo menos cinco (5) lugares visibles del territorio de la Junta. Si transcurridos cinco días sin que el afectado o afectados concurran se procederá   a la fijación de un Edicto en los mismos cinco (5) lugares visibles durante diez (10) días hábiles. En el edicto se insertará la parte resolutiva de la decisión.

Una vez desfijado el Edicto o surtida la diligencia de notificación personal los interesados cuentan con cinco (5) días hábiles para interponer los recursos de reposición y apelación ante la misma Comisión de Convivencia y Conciliación.

El recurso de reposición  lo asume y resuelve la C.C.C. que emitió el fallo, en este caso la C.C.C. de la JAC.

El recurso de apelación lo asume y resuelve la Asojuntas correspondiente.

. Una vez en firme el fallo, la C.C.C. de la JAC lo remitirá al secretario(a) de la JAC para que proceda con las respectivas exclusiones y deje las anotaciones correspondientes en el libro.

d. Finalizado el proceso la C.C.C. deberá expedir una constancia de firmeza del fallo y remitir copia del proceso y de la constancia de firmeza a la Oficina de Gestión Comunitaria.

5 de (II)

AVISO DE CITACION PARA NOTIFICACION

FALLO No___ de fecha día, mes, año

La Comisión de Convivencia y Conciliación de la Juntas de Acción Comunal del Municipio Los Patios, CITA para su notificación personal en (indicar lugar, fecha y hora de atención) del Fallo No ___ de fecha  (día, mes y año) mediante el cual se pide excluir del registro de afiliados de la Junta de acción comunal del barrio ____a las personas relacionadas a continuación:

No. afiliación	Nombre Completo	Identificación

Haciéndoles saber que contra el mismo proceden los recursos de reposición y apelación dentro de los cinco días hábiles siguientes a la fecha de notificación personal o por edicto de la decisión.

Dado en ____ a los (día, mes, año)

FIRMADO (Nombre Secretario ccc)                 FIRMADO (Nombre Ponente)

  

6 de (II)

MODELO DE EDICTO PROCESO DECLARATIVO

EDICTO  

La Comisión de Convivencia y Conciliación de la Junta de Acción Comunal del Barrio ______________________ de la Comuna No___ Municipio Los Patios

En uso de sus facultades legales, estatutarias y reglamentarias y

HACE SABER:

Que esta Comisión de Convivencia y Conciliación, adelantó el proceso declarativo y brindó a los(as) afectados(as) los mecanismos para ejercer el derecho de defensa y contradicción y emitió el fallo No___ del ____ de 200__ el cual en su parte resolutiva dice:

RESUELVE

Artículo 1. Excluir del Registro de Afiliados a las personas relacionadas a continuación por las causales de fallecimiento, cambio de residencia fuera de la jurisdicción de la Junta, y los que no firmaron los registros;

No. afiliación	Nombre Completo	Identificación

Notifíquese y Cúmplase

Dado en el municipio Los Patios, a los _______ días del mes de _______ de________

FIRMADO (Secretario)

FECHA DE FIJACION:                 ______________________

FECHA DE DESFIJACION:         ______________________

LUGAR DE FIJACION:                 ____________________

El Edicto, es un escrito que se coloca por diez (10) días hábiles en un sitio visible y de amplia concurrencia en el barrio, entre ellos el salón comunal. Si no hay salón comunal, se fijará en otro lugar público con esas características.

La notificación por Edicto se entenderá surtida el día de des fijación del Edicto. Si dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de des fijación del Edicto o a la diligencia de notificación personal los afectados no interponen recurso alguno (reposición y/o apelación) el fallo queda en firme, es decir que las decisiones allí tomadas son de obligatorio cumplimiento.

 PARTE III

PROCESO DISCIPLINARIO

1 de (III) 

AUTO DE APERTURA

PASO A PASO DEPURACIÓN DEL LIBRO

ACTUALIZACION REGISTRO DE AFILIADOS

MODELO DE AUTO APERTURA PROCESO DISCIPLINARIO

AUTO DE APERTURA No. ____

La Comisión de Convivencia y Conciliación de la Asociación Comunal de Juntas de la Comuna _______

En uso de sus facultades legales, estatutarias y reglamentarias y

CONSIDERANDO

1. Que los señores (as) Secretario (a) y Fiscal de la Junta de Acción Comunal del Barrio _________ solicitaron a este organismo se adelantara un proceso disciplinario con el fin de actualizar el Registro de Afiliados (as) de la organización comunal.

2. Que a la petición se anexó un listado detallado de los(as) afiliados(as) que no asisten a las convocatorias a asambleas que la Junta de Acción Comunal ha realizado; esto como resultado de un proceso de revisión que se llevó a cabo en la Junta.

3. Que la Ley 743 de 2002 y los Estatutos de la Asociación aprobados mediante Resolución ______del __ de _____ de 200_ facultan a la Comisión de Convivencia y Conciliación de la Asociación Comunal de Juntas en su artículo No___para adelantar el proceso disciplinario a los afiliados a las JAC que no asisten a las reuniones de los órganos a los cuales pertenecen y establecer la sanción que ameriten.

En virtud de lo anterior, la Comisión de Convivencia y Conciliación de la Asociación Comunal del municipio de ______

RESUELVE:

Artículo 1. Iniciar proceso disciplinario, contra cada uno de los(as) siguientes afiliados(as) a la Junta de Acción Comunal ______

No. afiliación	Nombre Completo	Identificación

Artículo 2. Comunicar a los(as) afectados(as) que dentro de los cinco (5) días siguientes a la expedición de este auto una vez notificado, clarifiquen por escrito su situación, aporten las pruebas que sean pertinentes y ejerzan las demás acciones que consideren conducentes, como garantía del debido proceso, fijando como plazo máximo el día __del mes___ año____, hora 08:00 a.m. en la sede de la Comisión de Convivencia y Conciliación. Calle ___ No____ Barrio_____

Artículo 4. El presente auto rige a partir de la fecha de expedición y contra el mismo no proceden recurso alguno.

Notifíquese y Cúmplase.

 Dado en ____ a los (día, mes, año)

FIRMADO (Nombre Secretario ccc)                 FIRMADO (Nombre Ponente)

  

2 de (III)

AVISO DE CITACION PARA NOTIFICACION

AUTO No___ de fecha día, mes, año

AVISO DE CITACION PARA NOTIFICACION

La Comisión de Convivencia y Conciliación de la Juntas de Acción Comunal ____ del Municipio ______, CITA al señor(a) que abajo se relacionan para que dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la presente NOTIFICACIÓN, se pronuncie por escrito en (indicar lugar y hora) sobre los HECHOS que abajo se transcriben, relacionados con EL  AUTO DE APERTURA NO ____ de fecha (día, mes y año),  advirtiéndoles que si no ejerce su derecho a la defensa, para contestar y para allegar pruebas o solicitar la práctica de las mismas, se tendrán por cierto los hechos y se fallará de plano la presente petición en curso.

No. afiliación	Nombre Completo	Identificación

HECHOS

(Describirlos)

Dado en ____ a los (día, mes, año)

FIRMADO (Nombre Secretario ccc)                 FIRMADO (Nombre Ponente)

NOTA

1.    Los autos de apertura o de inicio de todo proceso, no son apelables, es decir, para ellos no proceden los recurso de reposición ni de apelación.

2.    Si no fuere posible la notificación ante la falta de dirección o dirección incorrecta, la notificación debe hacerse mediante EDICTO. Ver modelo 3 de (III)

3.    Si el interesado una vez NOTIFICADO no aporta pruebas ni solicita la práctica dentro de los cinco días hábiles anteriores, la CCC de la Asojuntas, debe fallar dejando en firme la decisión de desafiliación (recordar que ahora estamos frente a un proceso disciplinario, cuya acto de desafiliación constituye una sanción )

3 de (III)

MODELO DE EDICTO

PROCESO DISCIPLINARIO

  

La Comisión de Convivencia y Conciliación de la Asociación de Juntas del municipio Los Patios en uso de sus facultades legales, estatutarias y reglamentarias;

HACE SABER:

Que esta Comisión de Convivencia y Conciliación, adelantó el proceso disciplinario y brindó a los(as) afectados(as) los mecanismos para ejercer el derecho de defensa y contradicción y emitió el AUTO DE APERTURA No___ del _____________ de 2017 el cual en su parte resolutiva dice:

RESUELVE

Artículo 1. INICIAR PROCESO DISCIPLINARIO a las personas relacionadas a continuación por la INASISTENCIA a tres reuniones consecutivas de asamblea general:

No. afiliación	Nombre Completo	Identificación

Dado en ____ a los (día, mes, año)

FIRMADO (Nombre Secretario ccc)                 FIRMADO (Nombre Ponente)

FECHA DE FIJACION:                  ______________________

FECHA DE DESFIJACION:         ______________________

LUGAR DE FIJACION:                  ____________________

4 de (IIII)

FALLO DISCIPLINARIO

PARA ACTUALIZACION REGISTRO LIBRO DE AFILIADOS

FALLO No. _____

La Comisión de Convivencia y Conciliación de la Asociación de Juntas de Acción Comunal de la comuna No ____________

En uso de sus facultades legales y estatutarias, y

CONSIDERANDO:

1. Que los señores Secretario y Fiscal de la Junta de Acción Comunal del Barrio________________________________________ solicitaron ante éste organismo de control se adelantara un proceso disciplinario contra los afiliados que no asistieron a las últimas _______________asambleas generales o reuniones consecutivas del órgano al cual pertenecen, con el fin de actualizar el Registro de Afiliados de la organización comunal.

2. Que para probar ésta falta anexan el listado de afiliados que han incumplido su obligación, junto con la copia de las actas de asamblea generales o reuniones a las cuales no han asistido.

3. Que esta Comisión de Convivencia y Conciliación, al estudió de los documentos aportados, encuentra mérito para abrir investigación y corrió traslado de cargos a los ciudadanos inculpados para que rindieran descargos y solicitaran las pruebas que pretendieran hacer valer.

4. Que surtida la etapa de descargos y practicadas las pruebas solicitadas, la Comisión de Convivencia y Conciliación estudió los hechos denunciados, los descargos y las pruebas y encontró que evidentemente los afiliados relacionados en el listado anexo a éste fallo, incumplieron deberes estatutarios, tal como lo ordena el Artículo _____ de los Estatutos de la Junta de Acción Comunal. En consecuencia:

RESUELVE:

1. Sancionar con desafiliación de la Junta de Acción Comunal del Barrio

___________ por término de _________meses, a las personas relacionadas en el siguiente listado, por violar el artículo No. ______de los estatutos. Una vez cumplida la sanción los afectados podrán solicitar su reintegro a la organización comunal. NOTA. Si el o los sancionados fueren dignatarios, no podrán ocupar nuevamente el cargo, siempre y cuando la asamblea le(s) haya nombrado su reemplazo siempre y cuando, ASI SE CONTEMPLARE en sus estatutos. 

No. afiliación	Nombre Completo	Identificación

2. Notificar a los afectados el contenido del presente FALLO y hacerles saber que contra el mismo proceden los recursos de reposición y apelación interpuestos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.

Notifíquese y Cúmplase.

Dado en ____ a los (día, mes, año)

FIRMADO (Nombre Secretario ccc)                 FIRMADO (Nombre Ponente)

  

5 de (III)

AVISO DE CITACION PARA NOTIFICACION

AUTO No___ de fecha día, mes, año

AVISO DE CITACION PARA NOTIFICACION

La Comisión de Convivencia y Conciliación de la Juntas de Acción Comunal ____ del Municipio ______, CITA al señor(a) que abajo se relacionan para que dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la presente NOTIFICACIÓN, se pronuncie por escrito en (indicar lugar y hora) sobre los HECHOS que abajo se transcriben, relacionados con EL  FALLO No ____ de fecha (día, mes y año),  advirtiéndoles que si no ejerce su derecho a la defensa, para contestar y para allegar pruebas o solicitar la práctica de las mismas, se tendrán por cierto los hechos y se fallará de plano la presente petición en curso.

No. afiliación	Nombre Completo	Identificación

HECHOS

(Describirlos)

Dado en ____ a los (día, mes, año)

FIRMADO (Nombre Secretario ccc)                 FIRMADO (Nombre Ponente)

NOTA

1.    Los Fallos son apelables, es decir, para ellos proceden los recurso de reposición ni de apelación.

2.    Si no fuere posible la notificación ante la falta de dirección o dirección incorrecta, la notificación debe hacerse mediante EDICTO. Ver model 6 de (III)

3.    Si el interesado una vez NOTIFICADO no aporta pruebas ni solicita la práctica dentro de los cinco días hábiles anteriores, la CCC de la Asojuntas, debe fallar dejando en firme la decisión de desafiliación (recordar que ahora estamos frente a un proceso disciplinario, cuya acto de desafiliación si constituye una sanción )

6 de (III) 

MODELO DE EDICTO

PROCESO DISCIPLINARIO

  

La Comisión de Convivencia y Conciliación de la Asociación de Juntas del municipio Los Patios en uso de sus facultades legales, estatutarias y reglamentarias;

HACE SABER:

Que esta Comisión de Convivencia y Conciliación, adelantó el proceso disciplinario y brindó a los(as) afectados(as) los mecanismos para ejercer el derecho de defensa y contradicción y emitió el FALLO No___ del _____ de 2017__ el cual en su parte resolutiva dice:

RESUELVE

Artículo 1. Excluir del Registro de Afiliados a las personas relacionadas a continuación por la INASISTENCIA a tres reuniones consecutivas.

No. afiliación	Nombre Completo	Identificación

Dado en ____ a los (día, mes, año)

FIRMADO (Nombre Secretario ccc)                 FIRMADO (Nombre Ponente)

FECHA DE FIJACION:                  ______________________

FECHA DE DESFIJACION:         ______________________

LUGAR DE FIJACION:                  ____________________